A. Giới thiệu
Nhu cầu của khách hàng (trong trường hợp này là người học), người quản lý yêu cầu càng cao về chất lượng cũng như mức độ hiệu quả của công việc. Tuy nhiên quá trình quản lý lỏng lẻo sẽ phát sinh nhiều vấn đề dẫn đến lãng phí về nguồn lực và các nghiên cứu về chuỗi giá trị cho thấy cần phải thay đổi cách quản lý. Giáo dục cũng không nằm ngoài chuỗi giá trị này cần phải thay đổi để không lãng phí nguồn lực. Giải pháp này đề xuất sự dụng công cụ PDCA (Plan, do, check, act) và công cụ số theo dõi, phân công, quản lý và cải tiến công việc. Giải pháp mà tôi giới thiệu đạt giải 3 cấp tính trong cuộc thi "Phát huy sáng kiến, sáng tạo trong lao động và học tập " Tỉnh Đồng Nai.
Hình 1. Nhận giải thưởng cấp tỉnh
Giải pháp đăng trên kỷ yếu của tỉnh
B. Nội dung của giải pháp
1. Định nghĩa quy trình PDCA
PDCA là một phương pháp quản lý bốn bước lặp đi lặp lại được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau hay còn gọi là chu trình cải tiến liên tục. Nội dung các giai đoạn của chu trình được giải thích cụ thể như sau:
Plan (lập kế hoạch): Lập kế hoạch, ở bước này cần phải xác định mục tiêu, nguồn lực, mốc thời gian thực hiện và phương pháp để đạt được mục tiêu mong muốn.
Do (thực hiện kế hoạch): Thưc hiện kế hoạch, triển khai chi tiết kế hoạch đã đưa ra.
Check (kiểm tra): Dựa vào kết quả báo cáo công việc so sánh với mục tiêu để kiểm tra và đánh giá kết quả.
ACT (hành động): Thông qua các kết quả đánh giá thu được sẽ có những tác động thích hợp để điều chỉnh nhằm bắt đầu lại chu trình mới với số liệu đầu vào mới.
Quá trình thực hiện PDCA được trình bày như hình 1. Theo hình 1 mỗi cơ sở giáo dục đều có mục tiêu chiến lược. Từ các mục tiêu chiến lược thiết đặt tiêu chuẩn và chỉ số sau đó tiến hành chu trình lặp đi lặp lại theo PDCA sẽ cải tiến các tiêu chuẩn theo thời gian.
2 .Vận dụng quy trình PDCA trong cơ sở giáo dục
`
Đối với cơ sở giáo dục để vận hành theo quy trình PDCA trước tiên cần phải xác định được mục tiêu chiến lược ngắn, trung và dài hạn, dựa trên các mục tiêu chiến lược tiến hành phân tích SWOT, Pareto để tìm ra các phương án hoàn thành mục tiêu. Sau khi có các chỉ số và phương án hoàn thành mục tiêu tiến hành xây dựng ma trận các hành động theo mô hình thác đổ và KPI (Chỉ số đo lường mức độ hoàn thành công việc) cho từng hành động như vậy là hoàn thành bước Plan (Lập kế hoạch). Kế đến là bước Do (hành động) triển khai các công việc cụ thể đến các đơn vị, ở bước này cần thiết lập công cụ theo dõi giám sát và thu thập dữ liệu về kết quả công việc.
Sau khi kết thúc công việc cần đánh giá kết quả của công việc thông qua các số liệu thu thập tiến hành phân tích đối sánh để tìm ra những điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải tiến. Cuối cùng là từ các kết quả đánh giá đưa ra những thay đổi mang tính hệ thống để bắt đầu chu kỳ tiếp theo.
3 .Triển khai tại Đại Học Lạc Hồng
a. Cấp độ nhà Trường
Đối với cấp trường ở bước lập kế hoạch (Plan) căn cứ vào mục tiêu chiến lược của nhà Trường, ban chiến lược đã phân tích và xây dựng mô hình chiến lược theo mô hình thác đổ. Mô hình thác đổ được chia làm năm cấp độ từ tầm nhìn đến mục tiêu chiến lược và các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu chiến lược trong gian đoạn ngắn và trung hạn.
Ở bước kế tiếp là bước thực thi kế hoạch (do) các đơn vị căn cứ vào các hành động được giao tiến hành thực thi công việc. Kết quả công việc được đánh giá và phân tích theo quy trình PDCA.
b. Cấp độ Phòng ban
Căn cứ vào mục tiêu của nhà trường và các chỉ số cần phải đạt được giao các phòng ban lập kế hoạch và thực thi bao gồm nguồn lực mốc thời gian và phương án hoàn thành mục tiêu. Một ví dụ tại phòng Đảm Bảo Chất lượng các đầu việc được số hóa và theo dõi phân tích trực tuyến như hình 2.
Hình 2. Bảng theo dõi tiến độ các công việc
Kết thúc năm học sẽ tổng kết, đánh giá dựa trên số liệu, các chỉ số đạt được và phản hồi của các bên liên quan đưa ra kế hoạch hành động trong năm học tiếp theo.
Ví dụ cụ thể: Trong năm học phòng ĐBCL tổ chức các đợt khảo sát sinh viên, giảng viên. Đến cuối năm học sẽ phân tích số liệu người tham gia khảo sát trên tổng số mẫu, phản hồi các câu trả lời mở, điểm đánh giá. Sau khi có kết quả phân tích tiến hành họp cùng các Khoa để thống nhất phương án cải tiến.
c. Cấp độ giảng viên
Đối với giảng viên, quá trình cải tiến sẽ xoay quanh hoạt động dạy và học. Để cải tiến chất lượng dạy và học cần nhiều yếu tố như là phản hồi của sinh viên thông qua các phiếu khảo sát kết thúc môn, phản hồi của đanh nghiệp thông qua các hội thảo giữa Khoa và doanh nghiệp. Tuy nhiên quá trình cải tiến liên tục môn học là rất là quan trọng và được áp dụng thường xuyên và liên tục. Giảng viên sẽ chủ động lấy số liệu để đánh giá cải tiến là sau khi sinh viên kết thúc kỳ thi cuối kỳ hoặc kiểm tra 30% (giữa kỳ). Đối với kết quả đánh giá 60% (cuối kỳ) giảng viên thu thập số liệu trong lúc giảng viên chấm bài thi. Cụ thể các bước đượ trình bày như hình 3.
Hình 3. Các bước thực hiện cải tiến môn học
4. Kết luận
. Quá trình cải tiến liên tục ứng dụng phương pháp PDCA được ứng dụng rộng rãi đa lĩnh vực. Kết quả của các quá trình phân tích nâng cao hiệu quả trong quản lý.
